员工会话存档工具

　　随着越来越多的企业都在采取会话存档的措施，以跟踪员工的对话对于企业和员工是很有必要的。而员工会话存档工具则是企业及其员工营造一个更加规范、安全的工作环境的有效选择。

一、员工会话存档工具的重要性

1、防范内部信息漏露

　　企业有许多内部信息，应当严格保密才能保护自身的利益，而员工会话存档工具能够为企业提供一个可以对内部信息进行有效保护的环境，预防内部信息的不当流出，从而节省不必要的风险和损失。

2、有效限制碰撞和潜在危害

　　完善的存档系统可以有效地帮助企业控制和管理员工在职时间里可能碰撞和存在潜在危害的言行。从而有效地提高企业的合规水平，减少违规事件的发生，降低企业暴露在法律和合规风险之下的可能性。

二、员工会话存档工具的功能特点

1、自动保存会话

　　会话存档工具能够自动将从其他应用、工具和社交网络中收集到的消息保存在其服务器上，以便以后进行查询检索。

2、安全合规

　　会话存档工具收集的消息是可以安全存储和保护的，并且可以确定哪些信息可以被查看和下载，哪些信息不能被查看和下载，实现了可控性，保证信息的安全性、合规性。

3、方便检索

　　存档工具可以支持多种检索标准，可以根据关键词、发布时间、发布人、发布工具、话题等检索早先发布的信息，有效地节省了时间和经历，便于企业管理人员快速的找到所需的会话信息。

三、使用员工会话存档工具的注意事项

1、确保用户经过内部教育

　　确保所有去使用这类工具的员工都能够正确充分地理解会话存档工具的存在意义以及所带来的优点，避免由于使用不当导致的差错和误解。

2、对于对隐私有要求的聊天信息，必须加密处理

　　在使用这类工具的过程中，必须确保收集、存档的信息要在安全的网络环境中，并且在系统存储的过程中文件信息必须要加密处理，防止数据的泄露。

综上所述，员工会话存档工具能够起到保护企业利益、保护员工隐私、从而提高企业的合规性水平等作用，是企业结合现实需求建立一种强有力、可靠、有效的存档管理制度的必备之选。除此之外，在使用这类工具的过程中，也必须要注意加强用户教育，对于隐私要求较高的消息，必须对其进行严格的加密处理，避免数据泄露等不良后果。